浅谈大型水利工程建设档案管理

 滕州市马河水库除险加固工程总投资1.12亿元，工期两年半（2002年6月至2004年12月）。作为一项大型水利工程，从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的档案资料，做好这些资料的收集与管理，对促进工程建设，保障水库工程今后的运行与管理，具有十分重要的意义。本文立足马河水库除险加固工程建设，通过对工程建设中档案资料的搜集、管理、利用等方面进行初步探讨，以期对大型水利工程建设中的档案管理工作有所裨益。 

    一、领导重视，确保档案资料的系统性、完整性。 

    马河水库于1960年5月建成蓄水，总库容1.38亿立方米。受当时的技术和条件制约，加之四十多年的运行，水库枢纽工程存在着严重质量隐患。1999年5月26日，枣庄市水利局、计委以枣计农字（1999）125号文向省计委、省水利厅呈报了《关于马河水库保安全工程立项报告》，由此，拉开了水库除险加固工程立项工作的序幕。 

    在申请立项工作中，市、局领导多次明确指示，一定要做好立项过程中产生的档案资料的整理归档工作，确保档案资料的系统性、连续性和完整性。2002年2月22日，水利部淮河水利委员会批复《马河水库除险加固工程初步设计报告》，在组建工程建设处时，同时设立了工程档案管理领导小组，由处主任任组长，有关科室负责人任成员，并明确了一名专职、四名兼职档案管理员，具体负责工程项目资料的整理归档工作。对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、帐册、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料悉数归档。在一线跟班作业的技术人员，坚持做好施工记录，工程阶段验收以后，即将记录移交档案室归档。对一时难以判定的材料，先整理归档，三个月后经主任或分管主任审查后再决定取舍。并利用磁带、光盘、胶卷、实物等多种形式，尽量全面、系统地记录工程建设原貌，展现建设风采。 

    大型水利工程一般都是国家重点工程，其建设规模大、时间长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。而详细、全面地记载施工过程，并及时收集归档，没有领导的高度重视，没有施工一线技术人员的认真负责，没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能做到的。 

    二、健章立制，确保档案管理规范化、标准化。 

    为规范档案资料的管理，工程建设处根据国家《档案法》、《保密法》及水利部《科学技术档案管理暂行规定》等有关法规，制订了《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等规章制度，对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面作了严格规定。为提高工程档案管理水平，建设处采取走出去、请进来的办法，派人赴日照水库、跋山水库学习档案管理经验，到市档案局参加档案业务培训，并请档案业务专家指导、帮助建档立册。 

    为改善档案保管条件，该处注重加强档案室建设，配备了铁制橱、灭火器、吸尘器、空调、裱糊等一系列设备，保证档案管理达到防盗、防鼠、防虫等八防要求。同时，还配备了计算机、录像机、照相机等现代化管理设备，基本上实现了档案管理与利用的现代化，使各类档案资料条目清楚，存放有序，管理规范，从未发生过档案资料的丢失、损坏、泄密等现象。 

    对于大型水利工程的建设，在基层工作的同志一般都很少参与，对其中的档案管理更是陌生。因此，工程档案管理人员要不断加强业务学习，注重提高业务素质和工作能力，增强责任心和荣誉感，在工作中注意遵循档案材料形成规律，保持材料之间的有机联系，使大型水利工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。特别在工程档案转入工管单位管理使用以后，要注意从计算机管理入手，利用网络和多媒体技术，丰富信息资源，建立专题数据库，逐步实现档案管理的自动化、现代化，减轻管理人员的工作强度，提高存档质量和工作效率。 

    三、用活档案，发挥档案存史资政的积极作用。 

    除险加固工程开工建设以后，增加了许多新的档案材料，同时，查询、借阅、复制档案资料的工作明显增多。围绕工程建设的实际，档案管理人员广泛收集资料，尽力提供资料，注意用活档案，让档案从工程建设中来，再服务于工程建设中去。在工作中，他们注意腿勤、口勤、手勤，讲究热心、细心、耐心。不论是领导还是一般技术人员查阅档案资料，他们都热情服务，不仅提供直接材料，还根据需要提供相关材料；不仅提供文字材料，还尽量提供图片、录像等直观材料；不仅提供现有工程材料，还相应提供外地优质工程材料。在严格履行审批手续，切实做好安全保密工作的同时，注意发挥档案的服务功能，在服务中收集档案，在服务中完善档案，努力提高档案的管理水平。 

    大型水利工程的效益大，风险也大，其档案资料不同于一般的历史资料，对工程的运行、安全有直接影响。因此，搜集与管理好工程建设时期的档案资料至关重要。同时，要增强服务意识，注重运用、发挥好工程档案，实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变，在档案的利用与服务中体现档案价值，维护大型水利工程的安全运行。