浅析水利电子档案管理

[摘要]随着国家水利信息化建设的飞速发展・作为水利基层单位的电子档案管理工作日益突显出来。水利单位基层档案管理工作现已从手工操作转变为以计算机为主要工具的电子档案管理，已成为档案部门转变管理模式。目前，水利电子档案管理这种新型的管理模式具有数据共享度高，查找方便、快捷等优点，极大地提高了档案管理者的工作效率。 
[关键词]水利　电子信息　档案管理 
　　人类进入二十一世纪以来。电子信息技术取得突飞猛进的飞速发展，日新月异，随着办公自动化的日趋完善，许多日常工作可以直接在计算机上办结，现在文件从产生到处理几乎可以不使用纸和笔，产生了大量的电子文件。我国也紧跟时代潮流，电子信息技术在各领域得到广泛应用，如国家重大的水利工程三峡工程、南水北调工程在这些伟大工程中产生大量信息、档案，如水工、水文及水利资料普通的书面信息，已不能适应时代潮流，必须紧密结合电子信息技术。但电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段，管理阶段，处置阶段。电子文件处置阶段应由档案部门统一管理，电子文件需要全新的管理形式，办公自动化，无纸化日益普及，传统档案管理方式和方法已经无法适应社会发展的需要。现就将水利电子信息在水利档案中的特点及应用介绍如下： 
　　 
　　一、水利电子文件档案管理的特点 
　　 
　　所谓水利电子文件档案管理是指人们在社会活动中形成的，以计算机、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，它主要包括电子文书、电子报表、电子图纸等等，电子文件档案管理有以下几个特点： 
　　1、水利电子档案管理不再是直观的纸质文件，它需要借助现代的办公设备才能阅读利用。 
　　水利电子文件只有符合一定的条件，档案管理人员就可以直接在电脑中通过输出档案号的方式，直接查找到电子档案的详细信息，在电及中直接阅读。 
　　2、水利电子档案管理可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理。 
　　电子文件档案可在某一水利工程加固改造结束后，随时直接在计算机上归档或在某一周期内定时统一归档，并加注档案管理信息，设定分类号，档号即工程代号，一级类目，二级类目等，然后进入档案数据库，以便其他人员查阅，则可通过在规定范围内在计算机上直接查阅。 
　　3、水利电子档案管理是可以共享的，也不再受时间和距离的影响。 
　　因为水利电子文件的特殊性，可以达到文件的一级管理，给出相关的文件名，只有在建立网上邻居的电脑上都可以找到相应的文件和相关的上下级行文及附件。从而大大减轻了档案工作人员的劳动力强度。 
　　4、水利电子档案管理对文件保存的面积、场地要求不高，但对环境的温度、湿度、防磁性要求等较高。 
　　在硬件管理上，电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度应保持在17℃～20℃之间，相对湿度应在35℃～40℃之间，同时要注意防尘、防火工作，这样才能保证档案的电子住处数据保存过程中的安全与稳定。 
　　 
　　二、水利电子档案管理在归档方面的现状与分析 
　　 
　　从目前来看，水利电子档案在归档管理等方面还存在一些问题： 
　　1、由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点，做好电子文件档案的备份工作非常重要。这需要切实做好以下两个方面：一方面要建立多套各份，一式两份或一式三份，并分开保管。以免电子档案载体意外损外。另一方面对电子档案载体寿命短的特点，最好是每隔三年进行一次保护性复制。 
　　2、电子文件档案管理与纸质的档案管理比较，电子文件档案管理缺乏直观性，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。如果没有先进的办公设备电脑在身边，就不可能查阅到有关文件。 
　　3、电子文件档案管理专业人才缺乏，电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，水利信息档案工作人员中，仍然缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其发挥作用。 
　　 
　　三、提高单位电子文件档案瞥理水平的对策 
　　 
　　把子电文件及其归档后形成的电子档案管理好，并得到长期保存，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应注意到以下几点： 
　　(一)加强对电子文件档案管理知识的培训，提高档案管理者的业务素质 
　　随着办公自动化的广泛应用，电子文件大量的出现在人们的面前，实行档案管理的信息化，必须有高技术人才来管理。档案人员只懂纸质的话，档案管理者的步伐是远远不够的。从目前来看，高技术人才大量缺乏，其中档案、信息处理复合型的人才更是奇缺，大部分档案管理人员现代化技术水平偏低，这就要求档案管理部门应组织业务培训，分期分批组织档案管理人员到外地学习有关单位电子文件档案管理的经验，这样才能提高档案管理者的业务素质，以适应信息技术发展的需要。 
　　(二)加大对电子文件软件、硬件设施管理与完善 
　　实现水利电子档案管理的信息化，就必须有完善的设备和完整的档案信息。这就耍在基础硬伯、软件开发、信息收集和利用等方面加大投入。 
　　一是硬件方面加大投入力度，应该从中央到地方，配置统一的硬件设备，比如计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪等设备，只有硬件设施到位了，才能更好的实现档案住处电子化的管理。 
　　二是软件方面加大软件开发力度，在档案信息的查阅和使用上，所有具有网上邻居功能的电脑都可以共享到文件，这样的查询上才更加方便。 
　　随着我处南水北调改造工作的发展，在这过程中产生大量的水利、水工、水文资料，这些资料关系重大，数量烦多，必需很好的规划好，制定好这些电子信息，以使其能随时调阅和永久保存。 
　　作为一名基层水利档案管理者，倍感责任重大，任务艰巨，时间紧迫，我们的职责就是要维护档案的完整与安全，这既是档案保管工作的基本任务，也是电子档案保管工作的任务，因此要将水利电子档案保管好，维护好。这是我们每一个档案管理者应尽的职责。