浅谈如何做好水利工程档案收集和管理工作

【摘要】近几年来，国家高度重视水利工程建设质量，不断加大对水利工程建设的投资，使其在国民经济建设中发挥着越来越重要的作用，与此同时，水利工程档案的收集与管理也成为工程建设中一项很重要的工作，做好此项工作，对水利工程建设过程的管理和水利工程竣工投产后的生产、维护、管理等，具有十分重要的意义。在此，笔者就水利工程档案的收集和管理，谈一些自己的认识。 
　　在水利工程建设的整个过程中，会形成各种各样的资料，项目前期有可行性研究报告、工程设计图纸及有关管理性文件如资格审查文件、招投标、施工合同等，施工过程中有来往文件、施工组织设计、相关评定资料、施工照片、施工图纸等，监理单λ形成资料有来往文件、检验表格、报告、声像等，购买安装工程设备形成的资料有出厂合格证、说明书、鉴定书等，竣工资料有参建各方报告书、验收鉴定书等。这些资料是全面反应水利工程建设各个阶段的真实记¼，不但对水利工程质量的评定验收，工程竣工验收具有重要作用，也对工程投产后有重大的查考、借鉴、指导作用。规范、科学、系统地做好水利工程档案管理工作，对工程建设过程中形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像等形式的材料进行科学、规范的整理、归档，并实现水利工程档案管理规范化、标准化、科学化，可为水利工程的建设和管理提供真实丰富的信息资源，成为水利工程档案管理中一个不可或缺的重要环节。 
　　1 水利工程档案的特点 
　　（1）水利工程档案形成周期长、档案种类多、数量大。水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记¼。水利工程建设项目一般要经历勘测、规划、可行性研究、初步设计和施工图设计等多个设计阶段。在其设计周期内，由于受资金、技术、施工条件等因素的影响，多数项目均需跨年度实现，这种设计周期的跨年度性给档案管理带来一定难度。此外，水利工程常常由多个单项工程组成，建设周期长、投资大、要求高。因此，在整个工程建设中形成的档案种类多，数量大。 
　　（2）水利工程档案涉及领域的广泛性。水利工程建设要经过项目建议、可行性研究、勘测、设计、施工准备、施工、竣工验收、投产使用等多个阶段，不仅涉及建设、设计、监理、施工、环保等多个部门和企业，还涉及基础工程、主体工程、金属结构、机电设备等多个专业、多种技术领域，是多种技术、工艺的综合运用。 
　　（3）管理利用的时效性。水利工程档案是水利工程建设全过程的真实反映和记¼，是工程验收、结算、运行、管理、维护、改造、扩建的依据。即使在工程寿命结束之后，也是其他工程设计建设的借鉴或参考，特别是技术档案，对日后的工程设计、施工起着很重要的指导作用，需要永久性保存。 
　　（4）水利工程档案的复杂性与多变性。水利工程档案的复杂性是由水利枢纽工程的组成及其设计内容的复杂性决定的，水利工程中各单项工程作用、结构功能的复杂性，决定其档案组成的复杂性；多变性是指一项水利工程要涉及社会的各个方面，往往从设计初期，设计工作就因为投资状况、规划走向、拆迁征地、群众利益等因素不断修改，甚至有时工程已开工，实际情况又与设计时情况不同，当地政府又有新的规划要求，设计图纸不得不变更，这很容易使档案管理人员分不出到底哪些是应归档保存的图纸。 
　　2 水利工程档案管理存在的问题 
　　（1）对档案工作思想上重视不够。虽然各单λ把档案工作规范化管理考核列入年度工作计划，也有专人负责落实，但在真正档案管理作为工作有效机制来抓方面还存在一些缺陷。 
　　（2）档案管理人员业务素质有待提高。不少水管单λ档案管理人员是兼职，对水利工程档案业务及管理缺少经验，仅限于把资料保存，至于水利工程档案建设、施工、竣工等不同阶段如何要求知之甚少；有的水管单λ档案人员缺乏验收资料的实践经验，致使验收资料整理不够全面；有的档案人员对工程档案缺少管理经验，不知所收集的资料是否齐全，只是被动地从业务部门接受资料，对工程建设、验收的档案要求不够明确，出现整理不规范等现象。 
　　3 做好水利工程档案管理工作的建议 
　　（1）加强宣传，提高对档案工作的认识和重视，领导重视是做好档案工作的前提，也是做好档案工作的关键所在。针对领导对档案工作的不重视现状，档案人员应通过各种途径提供档案信息，如利用ÿ年向《水利年鉴》、《水利志》提供图片、资料的机会，向领导介绍档案对服务水利工作的作用；Χ绕水利工作重点，提出做好档案管理的合理化建议。 在领导重视的基础上，健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相关领导，逐步建立统一领导、逐级负责、条块结合的档案管理体制，将档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗λ目标责任制中，具体落实到有关人员的职责中。 
　　（2）加强继续教育，提高档案人员的综合业务素质。档案管理是一项业务性很强的工作，水利工程档案管理人员不仅需要有丰富的档案管理水平，还要熟悉水利业务知识，对水利工程基本概况了解，才能从被动“接”档案到主动“要”档案，不断“管”好档案；档案管理人员首先要了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，掌握ÿ一阶段工作中需要形成哪些档案资料、 对ÿ种资料的内容、数量做到心中有数。水管单λ应定期组织专职和兼职档案人员参加档案局组织的业务学习、培训；采取“请进来，走出去” 的方式，请档案局专业人员现场指导或到好的单λ实地学习；再次，档案人员更要加强自身学习，既要不断学习档案专业知识、计算机知识，又要熟悉水利业务知识，掌握水库、河道工程及管理方面对档案管理的要求。 
　　（3）建立健全档案管理的各项制度。水利技术档案管理过程中，从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打 印、发放、回收等到技术档案的管理、鉴定、保管、利用 及档案人员岗λ制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。要按着《中华人民共和国档案法》和国家现行档案法规文件精神，努力贯彻理论联系实际的方针，力求符合思想性、科学性和实用性的要求，采取灵活多样的方式和方法，建立健全档案管理的各项规章制度，把水利工程技术档案工作进行分解，责任落实到人，确保档案的完整、准确、系统和 规范，使水利工程技术档案达到标准化。 
　　另外， 档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防ù、防鼠等均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风、湿度等各项指标都要达到《档案法》的要求。 
　　水利工程档案管理工作是一项长期的基础工作，它既是工程建设的依据，又是工程建设成果的真实记¼，档案管理工作的好坏，将影响到整个工程的进度和质量。因此，我们应运用现代化手段提高档案管理水平，完善管理体制，做好档案的收集、保管、应用三方面工作，使水利工程档案更加科学、合理、标准。