浅谈水利工程现场施工资料的管理

施工现场资料包括质量保证资料(材料及中间产品合格证、检验报告等)、质量检查评定资料(工序、单元、分部工程评定表等)、施工技术资料(施工组织设计、施工方案及相关的技术文件等)、施工图纸(设计修改通知)等，它是工程施工过程的真实记录，是工程质量评定的依据，也是日后工程管理运行、检测维护的基础。现场施工资料质量的好坏，直接影响工程项目的验收进度及质量评价，影响施工单位的经济效益和社会效益。而现场施工资料的形成又牵涉到工程参建的各个单位和众多岗位及环节，就施工单位而言，其外部相关单位有监理单位、设计单位、建设单位、质量监督单位、上级档案管理部门、材料供应商，内部相关的有办公室、质量、技术、试验、测量、物资采购等部门及各项目(工序)施工班组，只要某个岗位、部门或环节在资料管理上稍有差错，将使整个施工资料质量评价下降，进而影响对工程质量的评价，如某变电站工程，工程实体施工质量达到优良标准，但由于缺一份钢筋出厂合格证原件，资料核查结论为基本齐全，导致工程的施工质量被评为合格。施工资料管理是项目现场管理的一项基本内容，施工项目部应该重视现场施工资料的管理工作，按时提供真实、准确、齐全、规范的施工资料，为工程质量评价提供依据，保证完工工程及时验收移交、减少施工管理成本。

1建立资料管理体系。制定资料流转程序

1．1建立资料管理体系

工程开工后，根据工程的实际情况，建立资料管理体系，配备合格的资料管理人员，制定详细的、可操作性的资料管理制度，明确资料管理负责人及项目部各部门、班组的资料管理责任和分工，规定相关部门、班组、人员要及时完成、上交资料，且要保证资料的质量。施工项目部一定要设专职资料管理员，统一收集、整理、管理有关施工资料(不能分散管理)，而且资料管理员不仅要有档案管理方面的知识和能力，也要有工程施工方面的知识和经历(要熟悉工程项目的划分、资料的类别)，否则管理员只能被动的接收资料，而不能主动收集并按要求分类整理，也不能发现资料的缺失并根据工程实际进展督促相关部门、人员上交资料。施工项目部要明确一位了解、熟悉资料(档案)规程、规范及相关单位、部门要求的资料(档案)管理负责人，如果项目经理有这方面的知识、精力，兼管是最好的，否则由项目技术负责人兼任也是合理、可行的。施工资料所牵涉到的单位、部门、人员、环节多，不是一专职资料管理员能全部协调、管理得好的。而作为兼任负责人的项目经理或技术负责人既熟悉项目的施工过程、进度及各部门的资料任务和责任，有权力检查、监督相关部门、人员，也与相关的外部单位保持经常性的勾通，知道何时要验收何工程部位、要准备何资料。

1.2 制定资料流转程序

在明确了人员分工责任后，对一些牵涉到多部门流转的资料，要制定合理的流程图，防止多部门经手的重要原件资料丢失。如水泥的出厂检测报告和现场抽样报告，牵涉到的部门有：物资采购部门、质检部门、水泥生产厂、供应商、监理部门、试验部门及资料管理员，其原件只有一份，稍有疏忽，在竣工资料中就会缺失，将导致工程不能评优。为避免这种现象的出现，在北江大堤西南水闸重建工程的资料管理中，专门制定了如图1所示流程，并要求交接时签名确认，全过程严格执行，保证了工程竣工时，原件资料齐全，为工程获2007年中国水利工程优质(大禹)奖奠定了基础。

2重视工程项目划分

工程项目划分是由建设(监理)单位组织设计及施工单位共同研究决定，是资料管理的重要前期工作，它影响到资料的收集、整理、分类、验收、质量评价以及经济效益，施工项目部应该重视这项工作，根据工程的特点和施工部署，使项目划分更有利于施工资料的收集管

理、质量评定、工程验收、资金周转。一项6km长2年工期的堤防工程，可以划分为2个单位工程，也可以划分为1个单位工程；如划分为2个单位工程，1年完成1个，完工验收后即移交，按规定，在验收移交后1年无质量问题即可退还占本单位工程总造价10％的质量保证金，可加快资金的周转、提高施工单位的经济效益。工程项目划分不仅影响施工质量的评定和资金的周转，也影响到工程资料的编制、整理、分类管理。如某水利枢纽工程的水闸单位工程，施工前期将基础预应力管桩作为各个部位分部工程的单元工程，而施工了一段时间，相关部门批下来的项目划分却要求将整个单位工程的预应力管桩作为一个单独的分部工程，导致已填好的单元工程评定表和施工记录全部作废，须重新填写，严重影响了资料的整理工作。

3明确质量评定项目和资料整理标准

3．1与监理、质监单位商定需填写质量评定表的项目

在工程施工中，按一般习惯，临时设施(如施工道路、拌和楼)是不需填写须监理签字认可的单元质量评定表的，但有些结构是否为临时性，理解上存在分歧。如水工混凝土建筑物(水闸、船闸、泵站等)土基的厚度在10cm以内的混凝土垫层，有些质检人员认为属永久结构须按混凝土单元进行评定，即浇筑混凝土垫层，需对“基础面、模板、伸缩缝、混凝土浇筑”4个工序及“混凝土单元工程质量评定表”进行填表评定，而有些质检人员认为土基在10cm以内的混凝土垫层，是一项施工措施，不是建筑结构的一部分，它只是起临时保护软基面、方便上部结构放样、立模、扎钢筋、浇筑混凝土的作用，对工程的总体质量不会造成什么影响，对厚度10cm以内的垫层不作为单元工程进行质量评定，也不需对混凝土进行取样检测。因此，在工程施工前必须明确，否则，施工过程没有对混凝土垫层进行评定和取样检测，资料检查时质检人员核定资料不齐全或基本齐全，就会影响工程的质量评定等级。

3．2要与业主及档案接收部门商定资料整理格式

由于不同行业的档案管理有不同的规定，不同人员对相同档案管理规定有不同的理解，不同业主及档案接收部门有不同的要求，特别是大型工程，牵涉到各行各业的施工单位，各有不同的做法，若事前未与业主和档案接收部门沟通，会造成返工浪费，并影响工程的验收。如单元工程评定表的资料卷内目录中，单元工程是按部位、高程排序还是按施工时间的先后排序，如事前不明确统一，则不同的施工单位可能有不同的排序方法，到装订好竣工验收时，发现有不同的编排方法，必然有施工单位要返工重新编排；又如竣工图纸的折叠方法及竣工图章的格式，也有很多种，事前均应与业主和档案接收部门商定明确，以免造成返工浪费和影响工程竣工验收时间。

4及时整理、定期检查，保证资料管理的连续性

4．1施工资料要及时填写，定期检查

由于参建单位质检人员(特别是监理单位相关人员)的流动性，施工资料特别是单元工程质量评定表和现场修改签证单要及时填写并签名确认，以免因人员的离开而造成资料缺失。如单元工程质量评定表，在工程施工的高峰期，填写量是非常大的，施工单位质检员往会找一些理由跟监理人员通融，先施工再填写评定表，而时间越长，积累的待填写和确认资料越多，一旦经手的质检员或监理工程师离开工地甚至单位，施工单位接手人员会因不清楚哪些资料没填写而拖延补填，监理单位接手人员因不清楚已隐蔽工程的质量情况而拖延甚至拒绝签认，影响工程资料的质量和验收进度。同样，对于现场牵涉到质量不定和工程量较大的修改签证，监理单位会借种种理由拖延签认，时问一长或人员一变动，要求签认的难度会越来越大，最后施工单位可能会不了了之，这样不但造成(下转第67页) 施工单位的经济损失，也为工程的管理运行留下隐患(由于现场修改没有签认，使工程的变更不能在竣工图上体现)。

鉴于上述原因，施工单位应定期对资料进行检查，防止有关人员拖延资料的填写，由于资料的填写进度与工程的施工进度应相符，而资料管理员对工程施工进度不一定掌握得了，施工资料的定期检查应由兼任资料管理负责人的项目经理或技术负责人组织相关的人员参与。

4．2保证资料管理的连续性

施工项目部在施工过程中，不宜频繁更换、调动资料管理员，确实要更换、调动则应提前通知相关人员，做好资料检查、交接，保证走的人轻松，接的人明白，否则，原来的资料管理员走后，接手的管理员不能全盘掌握工程的现有资料收集管理状况，则保证不了资料的质量和完整性。由于资料的重要性和管理的庞杂性，在没有足够检查、交接时间情况下，项目管理人员不宜频繁调动、调整现场资料管理员，以免造成资料完整性、质量等方面的隐患，影响工程的验收和质量评定，甚至会影响单位的经济和社会效益。

5结语

施工现场资料种类繁多、庞杂，形成时间长，牵涉的单位、部门、班组、岗位多，应建立管理体系、配备合格的管理人员、制定具体可操作的制度和流程，对其进行系统管理，重视工程的项目划分，根据不同工程的具体要求明确需形成资料的项目和资料整理的标准，及时编制，定期检查，保证施工资料的真实、准确、齐全、规范，为工程质量评定和按时验收奠定基础，提高施工单位的经济和社会效益。